Konto e-mailowe to nie tylko sposób otrzymywania i wysyłania wiadomości elektronicznych. To także Twoja elektroniczna wizytówka. Nie pozwól, żeby Twój e-mail wywołał na potencjalnych pracodawcach lub klientach złe wrażenie.
Skończ z amorkami, buziaczkami i misiami-pysiami
Chcesz, żeby Twój e-mail został potraktowany poważnie? Załóż „normalne” konto e-mailowe. Pocztę elektroniczną z domeną „amorki.pl”, „buziaczek.pl” możesz używać do randkowania, plotkowania ze znajomymi lub rodziną, ale na pracodawcy czy kontrahencie nie wywrze ona dobrego wrażenia. Jeżeli starasz się o pracę lub kontrakt biznesowy w UK, to źle wyglądają nawet tak profesjonalne polskie adresy, jak onet.pl, wp.pl, interia.pl. Brytyjski pracodawca pomyśli, że mieszkasz jeszcze w Polsce albo w innym, egzotycznym dla niego kraju.
Przy poszukiwaniu pracy najlepiej posługiwać się e-mailem z imieniem i nazwiskiem i domeną: gmail.com, gmail.co.uk, yahoo.co.uk lub yahoo.com. Dobrze wyglądają też e-maile z domeną operatorów telefonicznych np. btinternet.com czy sky.com. Świadczą, że nadawca e-maila na pewno mieszka na terenie UK.
W biznesie natomiast najlepiej już posługiwać się kontami e-mailowymi przypisanymi do domeny własnej firmy. W przypadku naszej firmy – Polish Matters Consulting Ltd. jest to polmc.com i adresy takie jak: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it., This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it., This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it., This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. Oprócz tych ogólnych e-maili, tematycznych, pracownicy mają swoje indywidualne konta e-mailowe, wszystkie utworzone według jednego schematu: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. Doszliśmy bowiem do wniosku, że polskie imiona i nazwiska są na tyle długie, że adres typu This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. byłby za długi i za trudny do wpisania i odczytania przez Brytyjczyków. Od lat z powodzeniem posługujemy się więc systemem imiennym. Mało tego, niektóre imiona podajemy w wersji skróconej. Mirosława ma więc adres This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it., a szefowa Elżbieta – This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it..
Jeśli myślisz, że założenie e-maili tego typu to duży wydatek, to się mylisz. W rzeczywistości własny adres www, z możliwością utworzenia kilkunastu kont e-mailowych możesz mieć już za kilka funtów rocznie (przykładowo: w one.com już za 9 funtów).
Taki profesjonalny adres e-mailowy lepiej wygląda nie tylko w skrzynce e-mailowe, ale również wydrukowany na Twoich wizytówkach.
Co widzi odbiorca?
Założenie konta nie wystarczy. Musisz go też profesjonalnie opisać. Przy zakładaniu konta albo później, w każdym momencie, możesz edytować tekst, jaki się będzie wyświetlać w polu nadawca. Wtedy, zamiast lub oprócz adresu e-mailowego, może być Twoje pełne imię i nazwisko i nazwa firmy.
Przydatne jest też stworzenie stałego podpisu – stopki do e-maila. Może ona zawierać Twoje dokładne dane kontaktowe (z numerami telefonu), logo firmy, a także dodatkowe treści – zastrzeżenia prawne, apel o niedrukowanie e-maila bez potrzeby czy też tekst reklamowy, promujący Twoją firmę czy też informacje o obecności firmy na portalach społecznościowych: „Polub nas na Facebooku”, „Śledź nas na Twitterze” itp.
Liczy się nie tylko tekst
Jak w każdej komunikacji, oprócz samych słów liczy się też „oprawa”. Musisz więc pamiętać nie tylko o eleganckim zwrocie do odbiorcy, np. Dear Mr. Wilson, Dear Sam czy też Dear Sir or Madam, ale też o starannym rozmieszczeniu poszczególnych elementów e-maila, przechodzeniu do następnej linijki, dzieleniu wypowiedzi na akapity. Nic nie zniechęca bardziej niż niechlujny tekst, pisany jednym ciurkiem, bez odstępów. Nawet jeśli wysyłasz e-mail z urządzenia mobilnego, masz możliwość edytowania tekstu w ten sposób, żeby był on przejrzysty, czytelny i zachęcał do przeczytania całości. Wyślesz byle jaki e-mail, to zaraz trafi do kosza.
Kiedy wysyłać?
Nie bez znaczenia w profesjonalnej korespondencji jest pora wysyłanie e-maili. Najlepiej jest je wysyłać w tradycyjnych godzinach biurowych, między 9.00 a 17.00, ewentualnie między 8.00 a 18.00. Wtedy jest największa szansa, że zostaną one odczytane na bieżąco i „załatwione” od ręki. Największym błędem jest wysyłanie ważnych e-maili w piątek popołudniu lub wieczór. Taka poczta przez cały weekend zostanie „zawalona” nowymi e-mailami, z których większość to e-maile marketingowe, wysyłane z automatów, więc w poniedziałek rano mało prawdopodobne, że odbiorca nawet otworzy Twojego starego już e-maila.
Nieprofesjonalnie wyglądają e-maile wysyłane po nocach. Co to za firma, której dyrektor marketingu wysyła ofertę biznesową po 23.00 lub nad ranem. Oczywiście wielu początkujących biznesmenów nie ma w ciągu dnia na wiele zajęć biurowych. Ale jest na to sposób. Przygotuj swoje e-maile w nocy, napisz je, jak należy, ale zapisz jako brudnopisy i wyślij dopiero rano, po ósmej lub dziewiątej.
Spróbuj raz, a przekonasz się, jak dużą różnicę robi właśnie pora wysyłania e-maili.
Ucz się od innych
Podpatruj, naśladuj inne e-maile, jakie otrzymujesz, zwłaszcza jako biznesmen, ale również jako osoba poszukująca pracy. Zwróć uwagę na używane zwroty, stosowane czcionki czy układ e-maila. To jest najlepsza i najtańsza lekcja profesjonalnego e-mailingu.
Opracowanie:
Polish Matters Consulting Ltd.
This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
tel. 01670 533 65 44